Carieră, Comunicare

Cum sa construiesti un mesaj convingator

 

Pentru ca acum stii cum sa relationezi cu persoana cu care comunici, este timpul sa analizam cu mai mare atentie mesajul pe care vrei sa il transmiti. Primul pas esential este sa cladesti o relatie de comunicare cu cealalta persoana.

Acest lucru este un proces in continua desfasurare, dar odata ce vei fi pus bazele cum trebuie, inseamna ca esti pe drumul cel bun. Cu toate acestea, daca mesajul tau nu este clar, sau este plictisitor, lipsit de originalitate, irrelevant sau prea lung, vei pierde terenul castigat, vei cadea direct in nas si vei pierde comunicarea stabilita.

Pentru a reusi sa transmiti un mesaj de necombatut, original, care tinteste exact la ce ascultatorul vrea sa auda, trebuie sa stii cum sa transformi informatia in buna cunoastere, cum sa echilibrezi mesajul si sa il faci mai puternic. Cel mai important lucru pe care trebuie sa il stii atunci cand vrei ca mesajul tau sa fie mai convingator, este ca acesta trebuie sa contina ceea ce interlocutorul tau vrea sa auda.

Prea multi oameni fac greseala de a vorbi pur si simplu cu ei insisi. Atunci cand transmit un mesaj ascultatorul se va gandi:

“De ce te-as crede? Ce avantaj voi avea eu sau compania mea? De ce te-as alege pe tine, si nu pe cealalta persoana care are o idee sau o abordare asemanatoare?” daca vei raspunde la aceste intrebari si vei transmite un mesaj relevant si convingator, trebuie sa te gandesti la cat mai in detaliu cu putinta cine este persoana cu care vei vorbi si la ce doreste. Mesajul tau trebuie sa ii spuna exact cum va beneficia de oferta ta.

Exista trei pasi pentru a crea un mesaj de o calitate excelenta, bine structurat, care va transmite exact ceea ce iti doresti:

Afla cat mai multe informatii cu putinta despre persoana sau persoanele carora le vei prezenta mesajul.

Stabileste ce este important pentru ei si ce va influenta decizia lor in legatura cu tine si cu ideea ta.

Construieste un mesaj persuasiv bazat pe ceea ce ai aflat din cei doi pasi anteriori. Este imposibil sa formulezi un mesaj relevant daca nu stii nimic despre persoana careia ii este destinat.

Sa prezinti ceva in fata cuiva pe care nu il cunosti este ca si cum ai bajbai pe intuneric dupa un obiect. Cea mai buna metoda de a te diferentia este sa iti cunosti ascultatorul mai bine decat oricine altcineva. Astfel iti vei putea da seama cum sa iti faci mesajul relevant pentru el.

Pentru inceput trebuie sa gasesti cateva informatii esentiaale despre cel pe care il vei intalni si compania lui. Nu este asa greu pe cat pare. Exista tot felul de modalitati de a culege informatii daca esti dispus sa depui putin efort si sa apelezi la resurse. Acest efort in plus poate reprezenta diferenta dintre esec si succes. Ei bine, cel mai important este ca indiferent de cat de greu sau de descurajator ar fi, intotdeauna poti gasi macar o parte din informatiile pe care le cauti. Intreaba, intreaba, intreaba. Fii creativ.

Exista o multitudine de cai prin care poti culege informatii si orice vei gasi te va ajuta sa afli si alte lucruri si iti conferi un avantaj. Poti afla multe lucruri din discutiile celor care cunosc persoana cu care te vei intalni. De asemenea, ai putea vorbi cu oamenii din organizatie sau cu cei care vor lua si ei parte la intrevedere. Vei fi surprins sa afli cate informatii poti aduna. Fii indraznet cu intrebarile; am vazut o multime de oameni dispusi mai degraba sa se conformeze, decat sa isi asume riscul de a pune intrebari.

Binenteles ca trebuie sa fii atent – nu vrei sa fii prea indiscret si sa jignesti pe cineva. Adopta o abordare deschisa, cinstita si fii discret. Nu te lasa atras de barfa. Cele mai multe afaceri, corporatii sau organizatii, chiar si cele mici, au o pagina de internet pe care o poti accesa pentru informatii. Vei putea aduna indicii despre ce tip de organizatie este, despre telurile si normele ei. Daca ai de-a face cu o firma sau o organizatie poti cere copii ale ultimelor rapoarte anuale sau orice alte rapoarte care au fost scrise despre ei. Articolele mai vechi din ziare pot fi de mare ajutor.

Doar printr-o simpla vizita la biblioteca locala (sau o cautare pe net) poti afla informatii care te vor ajuta sa fii mai bine pregatit. Citeste articolele relevante si insista pe aspectele importante pe care le poti folosi. Desi este adesea trecuta cu vederea, una dintre cele mai bune surse de unde poti afla informatii, este chiar persoana cu care te vei intalni. Nu intotdeauna este posibil, dar in functie de situatie, poate vei putea cere sa aveti o scurta discutie, sau poate va puteti intalni intr-un cadru mai putin formal inaintea intrevederii.

Urmatorul pas este sa iti formulezi mesajul bazandu-te pe ceea ce stii. Ascultatorul tau va decide daca va fi convins sau influentat de tine mai mult decat de altcineva sau altceva. Lucrul care va influenta aceasta decizie este ce este important pentru el sau ceea ce il motiveaza. Gandeste-te la tine atunci cand trebuie sa iei o hotarare. Uneori este simplu pentru ca decizia este clara, optiunile disponibile sunt ceea ce iti doresti si “treaba se face de la sine”.

Adica respecta intocmai criteriile si nevoile tale. Exista o multitudine de factori la locul de munca ce contribuie la luarea unei decizii. Expertii au clasificat lucrurile ce ne motiveaza in trei categorii: rationale, emotionale si politice/cultural. Motivatiile rationale au legatura cu partea practica si tehnica a unei decizii. Aici sunt incluse costurile, eficienta, respectarea termenului-limita, calitatea produsului si eficacitatea. Motivatiile rationale inseamna bifarea tuturor criteriilor de pe lista de control.

Motivatiile emotionale sunt putin mai neclare. Se afla in stransa legatura cu egoul sau emotiile noastre si se refera la latura sentimentala a unei decizii. Cineva care ia o decizie emotionala se va baza pe cat de mult simpatizeaza persoana din fata lui. Motivatiile politice/cultural se refera de obicei la simtul puterii si al sigurantei pe care il are o persoana in cadrul unei organizatii.

Aici este inclusa si increderea pe care persoana o are referitor la modul cum va arata, daca va dobandi mai multa putere sau va da curs ambitiilor sale. Alatura informatiile culese la pasul unu cu aceste consideratii si vei obtine o imagine mai bogata a ceea ce trebuie sa incluzi in mesajul tau. Unul dintre cele mai importante lucruri de care trebuie sa ti cont este sfera de influenta a persoanei careia i te adresezi. La ce nivel opereaza daca face parte dintr-o organizatie? La fiecare nivel sunt anumiti factori care vor influenta modul in care te va percepe si decizia pe care o va lua in legatura cu tine si ideea ta. Poti face propria lista de factori care ii influenteaza pe cel sau cei pe care ii vei intalni, factori ce au legatura cu functia pe care persoana in cauza o detine.

Gandeste-te la ce preocupari are, in fata cui trebuie sa raspunda si care ii sunt indatoririle. Desigur ca nu intotdeauna poti sa sti de ce anume e motivate o persoana in luarea unei deicizii, dar daca iti vei face temele, in mod sigur poti intoarce situatia in favoarea ta si vei putea schimba rezultatul eforturilor tale. Acum este timpul sa studiem mesajul tau prin prisma cercetarilor facute. Vom face acest lucru in trei etape. Primul gand pe care il va avea cineva cand te asculta va fi: “Ce beneficii o sa am eu de pe urma propunerii tale?” uneori este greu sa separi rezultatul ideii de explicarea procesului prin care ai trecut. Dar majoritatea oamenilor nu sunt interesati in mod special de acest proces. Daca vrei sa ajungi la ceea ce ii intereseaza, pune accent pe rezultate. De multe ori omitem sa explicam beneficiile pe care ascultatorul le-ar putea obtine. Poate te gandesti ca sunt evidente. Si totusi nu sunt. Desigur, interlocutorul tau poate trece peste aceasta etapa si sa isi dea seama singur. Dar nu ii pune pe oameni sa depuna prea mult efort pentru ca nu o vor face. Si apoi, chiar daca isi dau seama singuri, poti intari aceste lucruri enuntandu-le raspicat in cadrul mesajului. Foloseste formulari precum: Acest aspect este important pentru dvs pentru ca…, Acest lucru inseamna pentru dvs ca…, Motivul pentru care ar trebui sa va intereseze este pentru ca…, sau Iata ce semnificatie are pentru dvs… Daca vei vorbi astfel, ascultatorul tau se va simti implicat personal si va deveni interesat. Multi oameni sau firme trimit tot felul de informatii catre posibilii clienti, sau intre ei, atunci cand se aventureaza intr-o noua afacere.

Merg pe principiul ca mult inseamna bine, crezand ca daca dau totul de la inceput, ceva tot se va lipi. Nu este cazul. Cel mai probabil rezultat va fi plictiseala clientului; acesta va fi iritat si epuizat si le va arata usa inainte ca intalnirea sa se fi terminat. Indiferent de nivelul la care operezi, cea mai buna abordare posibila este sa iti faci temele astfel incat sa te poti concentra pe detalii cat mai putine, mai precise si mai relevante. Cateva ore de pregatire valoreaza cat greutatea lor in aur.

Folosirea argumentelor este ultima piesa a jocului de puzzle, acel “Asta este!” din mintea ascultatorului tau. Argumentele sunt informatii care indica daca ceva este adevarat sau valabil. Foloseste orice e de folos si oricat de mult pentru a sustine ceea ce spui.

Adevaruri: asigura-te ca nu pot fi combatute!

Statistici: nu insirui sute de date statistice; te pot zapaci. Dar cateva bine plasate cu grija iti pot sustine cazul.

Studii de caz sau exemple: foloseste exemple pentru a explica cine a mai facut aceste lucruri, cum a procedat si care au fost rezultatele.

Demonstrarea: arata cum va functiona ideea sau produsul tau. Demonstratiile ar trebui sa fie simple si la obiect; nu te lansa in liste, date numerice si tabele fara sfarsit. Daca vinzi un stilou, arata-i clientului tau cum este sa scrii cu el.

Marturii: citeaza un expert in domeniu sau pe cineva care a folosit ori experimentat produsul. Poti folosi ca exemplu asociatii industriale dar si figure cunoscute sau celebritati.

Exemple ipotetice: acestea ar putea fi redate prin: “Daca ati investi astazi, pana in 2007 veti avea un profit de …” sau “Daca pentru fiecare copac taiat am planta alti doi, am putea reface padurea in doi ani”.

Ajutoare vizuale: se spune ca o imagine face cat o mie de cuvinte si este adevarat. Acolo unde este cazul, este mai bine sa “ilustrezi” sau sa “arati” cuiva ceva, decat sa incerci sa explicit.

Analogie: acesta este un mod de a explica ceva prin comparare cu altceva. Astfel, ceva complicat si neclar poate devein limpede. Nu uita ca argumentele sunt acolo sa te ajute sa confirmi ceea ce sustii. Arata ascultatorului ca ceea ce spui este adevarat. Tipuri diferite de argumente au efecte diferite asupra unor tipuri diferiti de oameni, in functie de ceea ce stii despre inclinatiile, motivatiile si puterea lor de intelegere. Nu pierde din vedere stilul persoanei careia ii vei face prezentarea, atunci cand pui cap la cap argumentele.

Pentru ca acum stii cum sa creezi un mesaj cu adevarat convingator, trebuie sa investesti timp si efort pentru a avea o pregatire care sa te sustina. Transforma-te intr-un detectiv si afla cat de mult poti despre persoana cu care te vei intalni. Urmatorul pas este sa acorzi atentie mesajului si sa il structurezi in cel mai eficient mod cu putinta.

Sursa:http://www.damaideparte.ro/index.php/persuasiunea-5-cum-sa-construiesti-un-mesaj-convingator/5626/

 

Discuție

Comentariile nu sunt permise.